Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak stworzyć maila firmowego, który będzie nie tylko profesjonalny, ale także wygodny w obsłudze? Jeśli tak, to trafiłeś w odpowiednie miejsce. W dzisiejszym artykule postaramy się przedstawić kilka praktycznych wskazów, które pomogą ci zdobyć profesjonalny wizerunek twojej firmy i… może nawet przyciągnąć nowych klientów! Wiem, brzmi trochę jak bajka, prawda? Ale uwierz mi, jest to możliwe – wystarczy skupić się na kilku kluczowych aspektach i dobrze je zrozumieć. Tak więc zapraszam do czytania!

Wybór odpowiedniej domeny

Pierwszym krokiem w tworzeniu maila firmowego jest wybór odpowiedniej domeny. Domena to element Twojego adresu e-mail, który znajduje się za znakiem „@”. Domena firmowa jest swoistą wizytówką Twojej firmy w świecie internetu, dlatego warto zadbać o to, żeby była ona profesjonalna i łatwo zapadająca w pamięć. Domena powinna składać się z nazwy Twojej firmy lub branży, w której działasz.

Rejestracja domeny

Jeśli już wybrałeś nazwę domeny, której chcesz użyć, musisz ją zarejestrować. W tym celu skorzystaj z oferty któregoś z dostawców domen, takich jak np. nazwa.pl, home.pl, czy OVH. Po sprawdzeniu dostępności nazwy możesz zarejestrować swoją domenę na określony czas, np. 12 miesięcy, z wykupieniem kolejnych okresów przed ich automatycznym wygaśnięciem.

Wybór usługodawcy poczty e-mail

Kolejnym krokiem jest wybór usługodawcy, który dostarczy infrastrukturę do obsługi maila firmowego. Istnieją różne opcje, ważne więc, aby wybrać usługodawcę, który spełnia wszystkie wymagania i będzie przyjazny dla biznesu.

Usługi płatne

W przypadku maili firmowych warto zastanowić się nad usługami płatnymi, takimi jak Google Workspace, Office 365 Business czy innych dedykowanych ofertach mailowych. Usługi płatne zapewniają dużo większe możliwości niż darmowe, m.in. pod kątem pojemności, obsługi załączników, wsparcia technicznego, archiwizacji czy bezpieczeństwa.

Tworzenie konta mailowego

Gdy masz już zarejestrowaną własną domenę oraz wybranego usługodawcę poczty, czas na utworzenie konta email dla Twojej firmy.

Nazwa użytkownika

Nazwa użytkownika to inaczej adres mailowy – pierwsza część adresu przed znakiem „@”. Nazwa maila firmowego powinna być łatwa do zapamiętania i jednoznacznie identyfikacyjna. Najbardziej popularnymi nazwami użytkownika są np. biuro, info, nazwisko.imię, dział.

Ustawienia konta firmowego

Po utworzeniu konta, warto skonfigurować ustawienia konta firmowego z myślą o korzystaniu z niego w służbowych celach.

Podpis mailowy

Każda wysyłana wiadomość powinna zawierać elegancki, czytelny i jednolity podpis mailowy zawierający istotne informacje kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, czy odnośniki do strony firmowej i mediów społecznościowych.

Organizacja skrzynki odbiorczej

Jednym z kluczowych czynników wygody w obsłudze maila firmowego jest dobrze zorganizowana i przemyślana skrzynka odbiorcza.

Filtry i segregacja wiadomości

Użyj funkcji filtrowania i tworzenia folderów, aby ułatwić sobie codzienną pracę z mailami. Indywidualne foldery dla różnych typów wiadomości (np. zgłoszenia klientów, zamówienia czy faktury) pomagają w szybkim odnalezieniu konkretnych informacji.

Przy prowadzeniu jakichkolwiek projektów online, warto rozważyć tworzenie projektów na expirkach, czyli wygasłach i przejętych domenach z wartościowymi linkami i historią SEO. Dobrze dobrana expirka, z już zbudowanym profilem linkowym oraz historią funkcjonowania w Google może znacznie przyspieszyć indeksowanie nowego projektu oraz zmniejszyć wydatki na linkbuilding i pozycjonowanie strony w Google. W ramach projektu expirki.pl tworzymy bazę jednych z najlepszych domen SEO na rynku: W aplikacji expirki znajdziesz mocne domeny, wygasłe nawet po kilknastu latach z unikalnymi linkami ze stron fundacji, organizacji, firm, subdomen gov, edu i innych. Każdą domenę przed dodaniem do bazy expirki.pl szczegółowo i ręcznie weryfikujemy. Jeśli temat expirek jest dla Ciebie zupełnie nowy, zapraszamy do zapoznania się z naszym szczególowym poradnikiem: https://expirki.pl/czyli-wygasle-i-przechwycone-domeny-seo/

Stworzenie maila firmowego – kluczowe kroki

  1. Wybór domeny: Domena powinna być profesjonalna i łatwo zapadająca w pamięć, najlepiej odzwierciedlająca nazwę firmy lub działalność.
  2. Rejestracja domeny: Skorzystaj z dostawców domen, takich jak nazwa.pl, home.pl, czy OVH, aby zarejestrować wybraną nazwę domeny na określony czas.
  3. Wybór usługodawcy poczty e-mail: Wybierz usługodawcę, który spełnia wymagania businessowe, rozważ usługi płatne, takie jak Google Workspace czy Office 365 Business ze względu na większe możliwości i lepsze wsparcie biznesowe.
  4. Tworzenie konta mailowego: Pokaż swój profesjonalizm przez łatwo zapadające i identyfikacyjne nazwy użytkownika, takie jak biuro, info, nazwisko.imię, czy nazwa działu.
  5. Ustawienia konta firmowego: Skonfiguruj ustawienia konta, dbając o profesjonalny podpis mailowy z istotnymi informacjami kontaktowymi, istotne szczególnie w przypadku korespondencji służbowej.
  6. Organizacja skrzynki odbiorczej: Korzystaj z funkcji filtrów i folderów, aby ułatwić sobie codzienną pracę z mailami i utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej.